Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD ist kein wirklich neues Thema. Theoretisch ergibt sich die Pflicht eine Dokumentation seiner Buchhaltungsprozesse vorzuhalten schon aus aus den Vorschriften des Handelsgesetzbuches. Auch als “ordentlicher Kaufmann” sollte man ein internes Kontrollsystem und Maßnahmen zur Sicherung der Belege vorweisen können. Die GoBD stellen allerdings ganz konkrete Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation welche in diesem Artikel beleuchtet werden sollen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine wirkliche Minimaldokumentation erstellen oder auch gar nichts tun können.

Die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation nach GoBD

Der Nachweis der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit wird über eine Verfahrensdokumentation erbracht, welche alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert.

Besonderes Augenmerk liegt hierbei darauf, inwiefern die GoBD im Unternehmen angewendet werden, also der Nachweis der GoBD-Konformität.

Der Umfang bestimmt sich dabei nach dem Aufwand, der zum Verständnis der Ordnungsmäßigkeit des DV-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist.

Die GoBD sprechen in diesem Zusammenhang von einem sachverständigen Dritten, welcher in angemessener Zeit in der Lage sein muss, die Dokumentation zu prüfen.

Zusammenfassen können die Anforderungen formuliert werden:

  • Die Verfahrensdokumentation soll auch als Handbuch dienen und dem Benutzer einer IT Anwendung es ermöglichen, diese fachgerecht zu handhaben
  • Einen Administrator muss sie befähigen, notwendige Änderungen bzw. Ergänzungen richtig vorzunehmen
  • Einem Dritten (z.B. Betriebsprüfer, Wirtschaftsprüfer) muss es möglich sein, das IT-System in angemessener Zeit nachzuvollziehen oder zu prüfen

Die Pflichtbestandteile einer Verfahrensdokumentation

Die Pflichtbestandteile nach GoBD wurden anhand des AWV Musters schon in diesem Beitrag beleuchtet. Diese werden hier noch einmal kurz beleuchtet.

Allgemeine Beschreibung der Prozesse der elektronischen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme

  • Anwender- und Systemdokumentation
  • Technische Systemdokumentation
  • Betriebsdokumentation
  • Ausführungen zum Datensicherungskonzept und des internen Kontrollsystems

Hier ist also auch wieder nicht konkret ausformuliert, wie die Dokumentation genau aussehen soll. Dies ist bei der Diversität und Komplexität heutiger DV-Systeme auch kein Wunder.

Diese Optionen haben Sie bei der Erstellung Ihrer Dokumentation

Bei den GoBD handelt es sich um kein Gesetz. Es handelt sich um eine Verfahrensanweisung der Finanzverwaltung an seine Beamten. Daraus lassen sich drei Optionen mit dem jeweiligen Risiko ableiten.

Sie erstellen keine Verfahrensdokumentation

Hier machen Sie sich den Fakt zu Nutze, dass es sich bei den GoBD um kein Gesetz handelt. Sie halten keine Verfahrensdokumentation vor und berufen sich darauf, dass keine Pflicht besteht. Das Risiko ist hier relativ hoch, dass bei einer Betriebsprüfung auf Grund der Nichtüberprüfbarkeit Ihrer Buchführung durch die Beamten Ihre Buchführung beanstandet wird. Es kann aber auch sein, dass Sie nie nach einer Verfahrensdokumentation gefragt werden.

Besonders wenn Ihre Buchführung recht einfach ist, kann dies eine Option sein.

Sie erstellen eine Minimaldokumentation

Sie haben auch die Option, Ihre Buchführung in einem einfachen Ablaufdiagramm darzustellen und Handbücher zur verwendeten Software zu sammeln. Ein knappes Berechtigungskonzept kann schon ein IKS darstellen. Damit können Sie gerade bei einfachen Sachverhalten (Einzelunternehmer, Freiberufler) schon einen recht ansehnliche Dokumentation erzeugen.

Sie verwenden also einfach Dokumente, die ohnehin schon im Unternehmen vorliegen.

Das Risiko ist hier auch, dass einem Betriebsprüfer das nicht reicht und er eine vollständige Dokumentation verlangt. Allerdings ist diese Art der Dokumentation ggf. besser als gar keine.

Sie erstellen eine vollständige Verfahrensdokumentation nach GoBD

Erschwerend bei dieser Option ist, dass es faktisch noch keine Erfahrungen dazu gibt, wie umfangreich eine “richtige” Dokumentation nach GoBD aussehen soll. Sie können sich aber an den einschlägigen Mustern orientieren oder eine Softwarelösung wählen. Hier ist allerdings besonders darauf zu achten, dass Die Muster die wirklichen Abläufe im Betrieb widerspiegeln.

Auch hier besteht ein gewisses Risiko, dass ein Betriebsprüfer etwas moniert, dieses ist allerdings je nach Muster recht gering einzuschätzen.

Fazit: Wählen Sie Ihr Risiko

Am Ende des Tages muss jeder Unternehmer am besten zusammen mit seinem Steuerberater entscheiden, welche Art der Dokumentation er vorhält. Die vollständige, die praktische oder nicht existente Lösung.

Quellen

https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html

https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__239.html

https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.pdf;jsessionid=B587D08AEDF2606C86EFF3EBFE6F4F26?__blob=publicationFile&v=4