Die Verfahrensdokumentation nach GOBD stellt für viele Unternehmen eine große Unbekannte dar. Wer muss eine erstellen? Wie sieht so eine Dokumentation aus? Wieder eine neue Verwaltungsaufgabe im Unternehmen? Dieser Artikel soll ein Muster für eine Verfahrensdokumentation nach GOBD darstellen, welches die einzelnen Bestandteile erklärt.

Diese Unternehmer müssen eine Verfahrensdokumentation nach GOBD erstellen

Grundsätzlich ist jeder Buchführungspflichtige aber auch Freiberufler, Kleinunternehmer und andere Einnahmen-Überschuss-Rechner zu einer Verfahrensdokumentation verpflichtet. Somit sind alle steuerlichen und buchhalterischen Aufzeichnungen nach GOBD aufzubewahren.
Es müssen außerdem alle buchhalterisch bzw. steuerlich relevanten Datenverarbeitungssysteme erfasst werden. Also Hardware (z.B. Rechner, auf dem die Buchhaltungssoftware läuft, dauerhafte Speicher des Archivs) und Software (Dokumentenmanagementsysteme, Buchführungssoftware).

Die besagte Dokumentation muss gelebt werden. Sie sollte also gepflegt werden und aktuell sein, wenn die Anfrage der Steuerbehörde kommt. Beginnen Sie also sofort mit der Erstellung.
Die Verfahrensdokumentation in dieser ausführlichen Form ist seit 2015 Pflicht, es ist aber davon auszugehen, dass erst ab 2018 und 2019 regelmäßig nach der Dokumentation gefragt wird.

Papierstapel

Das verlangen die GOBD vom Steuerpflichtigen

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
(GoBD) stellen im Grunde genommen 10 Anforderungen, welche man als Unternehmer einhalten muss.

Die Vollständigkeit der Buchführung

Alle Belege müssen erfasst werden und jeder Geschäftsvorfall muss dokumentiert werden. Dies kann z.B. ein Rechnungseingang sein, aber auch Verträge oder Urkunden.

Praxisbeispiel: Ein Vertrag zur Erbringung einer Leistung wird geschlossen. Es wird der Vertrag und die erstellte Rechnung gemäß GOBD aufbewahrt.

Zeitnahe Buchung bzw. Erfassung von Belegen

Hier geht es darum, wie schnell eine Transaktion erfasst wird. Bare Geschäftsvorfälle müssen z.B. am gleichen Tag erfasst werden, alle anderen innerhalb von 8-10 Tagen. Dies kann z.B. bei monatlicher oder gar quartalsweiser Verbuchung schwer eingehalten werden, weswegen es als ausreichend anzusehen ist, wenn die Belegablage zunächst ordentlich erfolgt. Dies sollte in einer Verfahrensdokumentation dokumentiert werden. Dort kann festgehalten werden, dass Belege zunächst geprüft und in einen Posteingang verschoben werden, bis sie gebucht werden.

Praxisbeispiel: Die Rechnung eines Dienstleisters wird per E-Mail empfangen. Diese sollte zeitnah in einen Ordner verschoben werden, welcher später beim Monatsabschluss durchgegangen wird.

Keine Buchung ohne Beleg

Diese Vorgabe ist nicht neu, erlangt aber durch digitale Systeme ganz neue Relevanz. Die Buchführung muss nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Das System, egal ob IT-gestützt oder nicht, muss für einen Dritten in angemessener Zeit nachvollziehbar sein. Er muss in der Lage sein, sich einen Überblick über das Unternehmen zu verschaffen und die Buchführung nachzuvollziehen.

Praxisbeispiel: Es erfolgt eine Barentnahme aus der Kasse. Diese Entnahme muss mit einem Beleg protokolliert werden.

Unveränderbarkeit der Belege

Belege dürfen nicht nachträglich veränderbar sein. Sollten Änderungen notwendig sein, so müssen diese dokumentiert werden und offensichtlich nachvollziehbar sein. Originale müssen aufbewahrt werden. Ist z.B. auf einer Rechnung ein falscher Empfänger ausgewiesen und dies wird korrigiert, muss der alte Beleg aufbewahrt werden und eine Korrekturrechnung erstellt werden, auf der auch am besten zu sehen ist, auf welchen Beleg sich die Korrektur bezieht.

Praxisbeispiel: Eine Rechnung enthält ein fehlerhaftes Rechnungsdatum. Eine Korrekturrechnung wird erstellt und ein Korrekturgrund sowie der ursprüngliche Beleg dokumentiert.

Korrektheit der Buchführung

Jeder Steuerpflichtige ist dafür verantwortlich, dass seine Bücher korrekt sind. Sie müssen also auch Ihre Beauftragten kontrollieren, wenn Sie Ihre Buchführung z.B. ausgelagert haben.

Praxisbeispiel: Der Verantwortliche für die Buchhaltung prüft regelmäßig die Buchungssätze des Steuerberaters auf Korrektheit.

Aufbewahrungsform behalten

In dem Format in dem Sie die Originale der Belege erhalten, sollten Sie diese auch aufbewahren. Dies gilt vor allem für elektronische Belege. So muss z.B. nicht nur der Anhang einer Mail gespeichert werden, sondern die gesamte Mail. Elektronische Rechnungen dürfen nicht ausgedruckt und danach das Original gelöscht werden.

Praxisbeispiel: Eine Eingangsrechnung trifft per E-Mail als PDF ein. Das PDF wird im Content Management System angelegt und archiviert.

Ordentliche Buchführung

Unterlagen müssen sachlogisch und chronologisch geordnet sein und sofort lesbar vorgehalten werden.

Praxisbeispiel: Die papierhaften Buchführungsunterlagen werden in einem Aktenschrank nach Datum und Belegtyp sortiert und vorgehalten.

Sicherheit der Verarbeitung

Es müssen technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen werden, welche z.B. vor unbefugtem Verlust oder Zugriff schützen.

Praxisbeispiel: Die digitalen Belege werden in einer Cloud-Software mit zwei-Faktor Authentifizierung abgelegt.

Schloss

Einhaltung von Aufbewahrungsfristen

Belege werden solange aufbewahrt, wie gesetzlich vorgeschrieben. Nach Abgabenordnung beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Regel 10 Jahre.

Praxisbeispiel: Das Archiv wird einmal pro Jahr nach den Belegen durchsucht, welche in diesem Jahr abgelaufen sind und anschließend im nächsten Jahr vernichtet.

Verfahrensdokumentation

Die Einhaltung aller oben genannten Forderungen sollte durch eine ausführliche Verfahrensdokumentation sichergestellt werden.

Muster für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GOBD

Der folgende Abschnitt soll aufzeigen, wie eine Verfahrensdokumentation nach GOBD aufgestellt werden kann, was die Pflichtbestandteile sind und wie die Inhalte zu gestalten sind. Die Ausführungen beziehen sich auf das offizielle Muster der AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.

Allgemeine Beschreibung der Rahmenbedingungen des Unternehmens

Hier sollte festgehalten werden, was die wirtschaftlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen des Unternehmens sind. Also welche Rechtsform hat das Unternehmen, was ist der Geschäftszweck, welcher Branche gehört das Unternehmen an. Darüber hinaus sollten auch Geschäftsführung, Buchhaltung und Besitzverhältnisse aufgezeigt werden.

Darüber hinaus sollte auch das organisatorische Umfeld beschrieben werden. Welche Mitarbeiter sind für welche Schritte zuständig? Wer darf das Dokument erstellen, ändern freigeben? Welche Belege existieren im Unternehmen?

Externe Dienstleister, wie Steuerberater, Buchhalter und andere sollten auch mit aufgeführt werden.

Ein Steuerprüfer oder auch Mitarbeiter sollen sich schnell einen Überblick verschaffen können, was die Rahmenbedingungen des Unternehmens sind.

Anwender und Verfahrensbeschreibung

Die Verfahrensbeschreibung besteht in der Regel aus neun Schritten, die jede Buchhaltung durchläuft. Am besten wird diese auch grafisch visualisiert.

1. Posteingang und Identifikation der Belege

Hier sollte beschrieben werden, was mit einem Beleg geschieht, der in das Unternehmen kommt. Er sollte geprüft und anschließen z.B. in einem Posteingangsordner verschoben bzw. abgelegt werden. Wichtig ist, dass die Belege sicher aufbewahrt werden und später verbucht werden. Außerdem sollte festgehalten werden, was passiert, wenn ein Beleg fehlerhaft ist (falsche Adresse, Beschädigungen etc.).

Eine Trennung zwischen originär digitalen und papierhaften Belegen sollte durchgeführt werden, da das Handling grundsätzlich anders sein kann.

Papier

2. Erstellung von Ausgangsrechnungen und Eigenbelegen

An die Erstellung von Ausgangsrechnungen und Eigenbelegen werden besondere Vorgaben geknüpft. Oft müssen diese mit weiteren Belegen ergänzt werden (vor allem bei Eigenbelegen).
Mindestens die folgenden Angaben werden nach GOBD RZ 77 verlangt:

  • Eindeutige Belegnummer (z. B. Index, Paginiernummer, Dokumenten-ID, fortlaufende Rechnungsausgangsnummer)
    Belegaussteller und -empfänger
  • Betrag bzw. Mengen- oder Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt
  • Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung
  • Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls
  • Belegdatum
  • Verantwortlicher Aussteller, soweit vorhanden

Hier sollte also beschrieben werden, wie die o.g. Forderungen der GOBD eingehalten werden.

3. Regelungen zur Ablage der Belege

Halten Sie hier genau fest, wo die Belege abgelegt werden. Das kann z.B. die Angabe sein, “Büro der Geschäftsführung, abschließbarer Aktenschrank” oder eine andere Angabe. Auch wie die Belege abgelegt werden, sollten Sie festhalten, z.B. die sachliche Gliederung nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen oder baren und unbaren Geschäftsvorfällen. Die chronologische Sortierung sollte auch festgehalten werden.

Hier ist nach digitalen und papierhaften Belegen zu unterscheiden.

4. Regelungen zum Turnus der Belegablage

Wie oft werden Posteingang und Ausgang nach o.g. Kriterien geprüft und abgelegt? Wann erfolgt die Verbuchung? Möglich wäre z.B. eine tägliche Verarbeitung des Posteingangs und dann die monatliche Verbuchung und Kontierung mit dem Steuerberater.

5. Maßnahmen zur Sicherung der Belege gegen Verlust, Untergang oder Änderung

Beschreiben Sie hier, wie Sie Ihre Belege sichern. Werden die papierhaften Belege z.B. in einem Tresor gelagert? Werden regelmäßige Backups der elektronischen Ablagesysteme gemacht? Ist die Sicherheit der Datenverarbeitungsanlagen gegeben und wie wird diese sicher gestellt?

Unterscheiden Sie auch hier zwischen digitalen Belegen und papierhaften Belegen. Beschreiben Sie genau, wie Ihre IT gesichert ist.

6. Aufbereitung der Belege für die weitere Bearbeitung (z.B. zur Buchung)

Hier sollte beschrieben werden, wie die Belege mit den Buchungssätzen verknüpft werden, wie also eine sachlogische Zuordnung Beleg-Buchung vorgenommen wird.
Dies erfolgt häufig durch Ordnungsnummern, welche sich auf dem Beleg und dem Buchungssatz finden.

7. Weitergabe, Entgegennahme und Rücknahme von Belegen durch Externe

Insofern Sie Teile Ihrer Buchführung ausgelagert haben, sei es auch nur zur Jahresabschlusserstellung, müssen die Dienstleister hier dokumentiert werden. Oft wurden die Belege aber schon in Schritt 3 geprüft, weswegen hier auf diesen Schritt verwiesen werden kann. Ggf. kann hier eine Mandatsvereinbarung mit dem Steuerberater genannt werden.

8. Vernichtung der Papierbelege und der digitalisierten sowie originär digitalisierten Belege

Beachten Sie hierbei auch die datenschutzrechtliche Relevanz. Daten sollten nach der Mindestaufbewahrungsfrist gelöscht werden. Dafür sollten jährlich alle Belege gesammelt werden, welche die Mindestaufbewahrung überschritten haben und diese vernichtet werden. Oft beträgt diese Frist 10 Jahre. Halten Sie auch fest, wer zur Löschung autorisiert ist.

Nummern

9. Digitalisierung originär Papierhafter Belege (ohne ersetzendes Scannen)

Es geht explizit nicht um das ersetzende Scannen, bei dem die Belege danach vernichtet werden. Hier geht es darum, Belege zu digitalisieren, um Sie z.b. dem Steuerberater zur Verfügung zu stellen oder in ein DMS zu integrieren.

Hierbei sind zwei Punkte zu dokumentieren:

  • Wie erfolgt der Digitaliserungsvorgang? Also wer scannt was wie? Wird die Vorder- und Rückseite gescannt? Was ist die Ablage- und Namenskonvention?
  • Wie wird die Lesbarkeit und Plausibilität gewährleistet?

Technische Systemdokumentation

Die technische Seite spielt eine wichtige Rolle in der Verfahrensdokumentation, da die GOBD vor allem Datenverarbeitungssysteme im Visier haben. Dokumentieren Sie hier alle Hard- und Softwarekomponenten, die Sie in Ihrer Buchführung verwenden. Nennen Sie Handbücher und Zertifikate der besagten Systeme.

Betriebsdokumentation

Wie stellen Sie sicher, dass die oben festgelegten Prozesse im laufenden Betrieb eingehalten werden? Nennen Sie hier z.B. Schulungsmaßnahmen und Einarbeitungsmaßnahmen von neuen Mitarbeitern. Nennen Sie Verantwortlichkeiten und Ziele der Dokumentation. Dokumentieren Sie hier auch, wie Sie vor haben, die Prozesse zu kontrollieren z.B. durch Stichproben oder Reports.

Das sogenannte interne Kontrollsystem (IKS) kann maßgeblich Einfluss darauf nehmen, was passiert, wenn ein Verstoß bei einer Betriebsprüfung ans Licht kommt. Bei einem guten IKS ist Milde zu erwarten. Die Ausgestaltung hängt natürlich maßgeblich vom Umfang der Buchhaltung ab. Kleine Betriebe, bei denen der Geschäftsführer alles macht, haben natürlich weniger Anforderungen an ein IKS.

Folgen bei Nichterstellung einer Verfahrensdokumentation

Grundsätzlich führt ein reines Fehlen der Dokumentation nicht zu einem schweren Mangel und zu einer Schätzung. Wenn jedoch andere Mängel auftreten, kann sich eine nicht vorhandene Dokumentation negativ auswirken und eine Schätzung nach sich ziehen. Diese kann zwischen 5-10% des Umsatzes betragen.
Neben den finanziellen Folgen durch das Finanzamt, ist eine ordnungsgemäße Buchführung auch ein Kostenfaktor. Werden Rechnungen nicht richtig geprüft und Verantwortlichkeiten sind nicht klar, führt dies zu ineffizienten Prozessen. Eine Verfahrensdokumentation, die gelebt wird, kann also durchaus positive Wirkungen für das Unternehmen entfalten.

Fazit

Eine Verfahrensdokumentation nach GOBD hat einige Punkte, welche zu beachten sind. Die Erstellung kann, vor allem wenn Sie auch gelebt wird, eine Menge Zeit in Anspruch nehmen. Diese kann sich aber auszahlen, zum einen bei der Prüfung durch das Finanzamt und zum anderen, wenn dadurch die Buchführung schlanker und effizienter wird.

Quellen

https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__239.html

https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html

https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.pdf?__blob=publicationFile